🏆 Histórias de Sucesso: Motion Fit

Descubra como a Motion Fit, rede de academias com +20 Unidades, Automatizou Vendas 24/7 e Alcançou Mais de 740 Mil Interações com a Yup Chat

Visão Geral do Case

• Série: História de Sucesso
• Empresa: Motion Fit
• Segmento: Mercado Fitness / Redes de Academias
• Porte: Cerca de 48.000 alunos ativos e 20 unidades atendidas de forma centralizada
• Entrevistado: Leandro Malaquias, Coordenador de TI
• Solução: Centralização de canais com Agentes de IA da Yup Chat integrados ao CRM EVO, operação ininterrupta 24/7 e esteira inteligente de recuperação de oportunidades
• Principais Resultados: 742.773 interações registradas (março a agosto); 252.776 leads impactados em um único mês; 5,2% de taxa de conversão em vendas 100% conduzidas por IA; e retenção operacional de 88,3% na automação, com apenas 11,7% de transbordo humano.

1. Quem é a Motion Fit: Tecnologia e Humanização no Mercado Fitness

Nascida em 2019 na cidade de Itanhaém, litoral de São Paulo, a Motion Fit consolidou-se como uma das redes de academias mais inovadoras e de crescimento mais acelerado do mercado paulista. Hoje, a marca reúne mais de 20 unidades em operação — sendo 14 na Capital e Grande São Paulo e 6 no Litoral —, combinando infraestrutura completa com ambientes climatizados, maquinário de última geração e atendimento humanizado.

A rede atende tanto alunos com planos próprios quanto usuários de plataformas de benefícios corporativos, além de disponibilizar um aplicativo dedicado para acompanhamento de fichas, treinos, avaliações físicas e agendamento de aulas. Com uma carteira de cerca de 48.000 alunos ativos e um plano agressivo de expansão com franquias para triplicar de tamanho até 2027, o diferencial da rede sempre esteve no uso estratégico da tecnologia:

“O diferencial da Motion Fit no mercado fitness é a forma com que a gente faz a gestão dos nossos ativos. A gente prioriza muito o uso de tecnologia e eu acho que esse é o nosso diferencial: estar sempre olhando para o cliente, analisando os dados e fazendo todo esse controle com uso de tecnologia.”

— Leandro Malaquias, Coordenador de TI da Motion Fit

2. O Cenário Anterior e os Desafios da Operação

Com a expansão acelerada da rede e o crescimento no volume de contatos diários, administrar os atendimentos distribuídos entre diversas academias tornou-se um grande gargalo operacional e comercial.

Antes de desenhar a nova estrutura com a Yup Chat, a Motion Fit lidava com pontos críticos que limitavam sua capacidade de escala:

• Sobrecarga de processos manuais e equipe inflada: A rede mantinha uma estrutura de SDR interna com 6 a 8 atendentes dedicados, além de supervisão, elevando os custos da operação para dar conta da triagem e do atendimento.
• Lentidão de resposta no Bitrix: A ferramenta utilizada anteriormente não oferecia automações contextuais inteligentes, gerando filas de espera e respostas tardias.
• Perda de vendas fora do horário comercial: No mercado fitness, os picos de contato acontecem exatamente quando a recepção física está ocupada ou fechada: das 18h às 20h e das 5h às 7h da manhã. Sem atendimento nesses horários, o lead procurava outra opção e fechava com a concorrência antes da equipe iniciar o expediente no dia seguinte.
• Instabilidade técnica e perda de histórico: A rede não operava com número oficial na API da Meta, sofrendo frequentes quedas e bloqueios de linhas. Isso apagava históricos de conversas e inviabilizava o acompanhamento comercial a médio prazo.
• Automações frias e sem empatia: As tentativas anteriores contavam com bots básicos de respostas pré-programadas, incapazes de entender intenções ou personalizar a abordagem com empatia.
• Demanda de suporte misturada com vendas: Mensagens de novos interessados, alunos buscando grade de aulas, cancelamentos e reclamações caíam em um funil único e desorganizado.

“Chega 18 horas e dá um pico até as 20h, e de manhã temos outro pico entre 5h e 7h. Sofremos muito com isso porque o atendimento ficava parado e, quando íamos chamar o lead no outro dia, o cliente já tinha fechado com outra empresa. Começamos a entender que quem ganha o jogo ali é quem atende mais rápido.”

— Leandro Malaquias

3. A Solução: Arquitetura Conversacional com a Yup Chat

A Motion Fit e a Yup Chat desenharam uma operação completa para transformar o WhatsApp no principal motor de atendimento e vendas da marca, integrando IA avançada, sistemas de gestão e esteiras comerciais.

Principais Pilares da Solução:

1. Centralização das 20 Unidades em um Único Canal

Todas as 20 unidades da rede passaram a ser atendidas sob um único número oficial de WhatsApp, operacional 24 horas por dia, 7 dias por semana. O Agente de IA identifica a cidade, o bairro e a unidade de interesse do contato, segmentando o atendimento instantaneamente.

2. Integração Nativa e em Tempo Real com o CRM EVO

A sincronização bidirecional com o EVO (sistema de CRM e gestão da Motion Fit) unificou a inteligência de dados:

• Para quem já é aluno: A IA solicita o CPF, consulta o sistema e resgata todo o histórico — identificando unidade de treino, plano ativo, mensalidade e data de vencimento.
• Para novos alunos (leads): O Agente de IA qualifica as necessidades do interessado, sugere o melhor plano, cadastra os dados no CRM e guia o processo até a finalização da compra.

“Quando o cliente entra no atendimento, ele vê que foi reconhecido: o agente de IA sabe com quem tá falando, sabe qual a unidade em que ele treina, o valor que paga e a data de vencimento. Isso traz muita velocidade e conforto para o aluno.”

— Leandro Malaquias

3. Motor de Recuperação e “Pasta de Abandonados”

A jornada não se encerra se o lead deixa de responder. Foram estruturadas réguas automatizadas de follow-up que reengajam o cliente em intervalos programados de 30 minutos, 3 horas, 5 horas, 6 horas, 12 horas e até 36 horas. Paralelamente, uma pasta de “Abandonados” fica visível para que consultores humanos possam analisar o histórico e intervir de forma cirúrgica e personalizada para fechar a venda.

4. Flexibilidade de Ofertas com RAG (Retrieval-Augmented Generation)

No dinamismo das campanhas de academias, as promoções mudam em questão de horas. A Yup Chat implementou uma estrutura de RAG (base de conhecimento dinâmica) que permite à gestão da Motion Fit atualizar valores promocionais e regras de negócio em segundos, sem necessidade de suporte técnico ou reprogramação de fluxos.

“Às vezes eu chego de manhã e o gerente comercial fala para mim que o plano que era R$ 100 ontem hoje vai ser R$ 90. A equipe da Yup Chat prontamente abriu uma RAG para nós. Eu mesmo digito em uma linha, mudo esse texto e a IA já consegue comunicar a nova regra de negócio para os clientes em atendimento.”

— Leandro Malaquias

5. Gestão em Tempo Real com a IA Copiloto “Yasmin”

O time de gestão utiliza a Yasmin, IA copiloto da Yup Chat acessível pelo próprio WhatsApp. Por meio de comandos de texto simples, os gestores consultam relatórios e métricas da operação em segundos — como volume de dúvidas sobre grade de horários, solicitações de cancelamento ou procura por planos específicos como o Prime.

6. Pagamento Seguro e Estratégia Multicanal

O fechamento da matrícula conta com links de pagamento emitidos diretamente na conversa sob protocolos de segurança e certificações financeiras bancárias, transmitindo credibilidade total ao aluno. Além disso, a operação conta com planos de contingência em RCS e WebChat, garantindo que o fluxo continue ativo mesmo diante de eventuais oscilações externas da Meta.

4. Impactos e Métricas da Operação

Os números alcançados pela Motion Fit comprovam como a automação com IA transforma o WhatsApp em um canal de receita previsível e altamente eficiente:

• Escala Maciça de Atendimento: Entre março e agosto, foram registradas 742.773 interações somando campanhas ativas e fluxos receptivos conduzidos pelo Chat/Flow.
• Volume Recorde em Apenas um Mês: No mês de agosto, 252.776 leads impactados, sendo 247.242 por disparos ativos de templates e 5.534 conversas via Chat/Flow.
• Vendas Autônomas Concretizadas: Segundo o Business Intelligence (BI), o Agente de IA atendeu sozinho 7.243 leads e concretizou 376 vendas com pagamento confirmado sem intervenção humana, alcançando uma conversão direta de 5,2%.
• Eficiência Operacional Extrema: Apesar da alta demanda e das 22 unidades centralizadas, apenas 11,7% dos contatos precisaram ser transferidos para atendentes humanos. A inteligência artificial resolveu com sucesso mais de 88% de todas as interações.

5. Como a Yup Chat Faz Parte Dessa Transformação

A parceria entre Yup Chat e Motion Fit vai além da entrega de um software:

Trata-se de uma co-construção focada em resultados comerciais e excelência na experiência do usuário.

A postura consultiva e ágil da equipe Yup Chat foi determinante para entender os desafios do modelo de academias e desenhar soluções que acompanham a velocidade do negócio:

“A equipe da Yup Chat é sensacional. Fiquei muito impressionado com a facilidade e a empatia que eles têm de entender o negócio. O que fez a diferença foi a capacidade de entrar dentro da nossa operação com humildade, entender o processo e fazer acontecer com muita velocidade.”

— Leandro Malaquias